Jak oprogramowanie wpływa na zadowolenie pracowników? | Blog X-Coding
jak-oprogramowanie-wplywa-na-zadowolenie-pracownikow

Jak oprogramowanie wpływa na zadowolenie pracowników?

9.04.2019 / / E-Commerce

Bunt maszyn to dla wielu pracowników nie fantazja rodem z filmu science fiction, ale codzienność. Niefunkcjonalny panel administracyjny sklepu, słaba wersja mobilna CRM, uniemożliwiająca aktualizację systemu w drodze ze spotkania do firmy, miliony arkuszy, w których złośliwie ukryły się dane produktowe… Zły wybór oprogramowania potrafi utrudnić życie.

W jak wielu firmach mamy do czynienia z taką sytuacją? Odpowiedź przynosi raport „State of Software Happiness” od G2 Crowd.

Artykuł powstał na podstawie raportu „State of Software Happiness Report 2019”.

O badaniu

G2 Crowd to anglojęzyczna platforma, na której umieszczone jest ponad 650 tysięcy recenzji rozwiązań biznesowych, m.in. systemów CRM, CMS, PIM, ERP itd. Znajdziesz ją pod tym linkiem.

Znając działalność firmy, nie dziwi fakt, że postanowiła ona bliżej przyjrzeć się temu, jak pracownicy postrzegają oprogramowanie, z którego korzystają na co dzień. Czy ułatwia im ono prace? A może wręcz przeciwnie — komplikują procesy i zniechęca? Aby znaleźć odpowiedzi na te pytania, G2 Crowd zapytało o opinie ponad 1600 pracowników różnych przedsiębiorstw. Oto czego się dowiedzieli.

Kiedy oprogramowanie przeszkadza, zamiast pomagać

Niefunkcjonalne narzędzia spowalniają i utrudniają procesy w firmie, rodząc frustrację — wie o tym każdy, kto choć raz doświadczył tego problemu. Niestety nie są to pojedyncze przypadki — prawie 52% pracowników jest lub było niezadowolonych z pracy z powodu używanego oprogramowania.

Jak oprogramowanie wpływa na zadowolenie z pracy

Przyczyn może być wiele:

  • niedopasowanie oprogramowania do potrzeb firmy i pracowników,
  • używanie nieodpowiedniego narzędzia (np. systemu ERP zamiast PIM do zarządzania informacją produktową),
  • zbyt wolno działające lub zacinające się oprogramowanie,
  • niewystarczające przeszkolenie z obsługi narzędzia,
  • brak znajomości wszystkich możliwości, oferowanych przez narzędzie,
  • przestarzałe oprogramowanie.

Niezależnie jaki jest powód, skutki używania niefunkcjonalnego oprogramowania są bolesne zarówno dla pracowników, jak i firmy.

Jak niewłaściwe oprogramowanie wpływa na pracę? Historia Julii

julia akeneo pim

O tym, jak złe narzędzia potrafią zrujnować życie zawodowe, wie Julia – marketingowiec w firmie odzieżowej i bohaterka animowanego filmu reklamowego Akeneo PIM, która stanęła przed wyzwaniem zarządzania danymi produktowymi bez odpowiednich ku temu narzędzi. Zadaniem Julii było zadbanie o kompletność informacji o produktach, dostępnych w nowym sklepie internetowym.

Początkowo dziewczyna zdecydowała się skorzystać z danych znajdujących się w ERP-ie. Agencja wdrożeniowa zadbała więc o odpowiednią integrację systemu z nową platformą. Niestety rozwiązanie zaskutkowało niekompletnością danych — brakiem obrazków i dziwnymi nazwami produktów. Julia zaczęła więc wzbogacać informacje produktowe ręcznie. Z pomocą koleżanek i setek arkuszy kalkulacyjnych, pracując dzień i noc, Julia wreszcie uzupełniła wszystkie brakujące dane.

I wtedy weszła nowa kolekcja produktów…

Long story short – przemęczona i zrezygnowana Julia zrezygnowała z pracy, zamieszkała w górach i oddała się wypasaniu owiec.

Cóż, Julia w swoich problemach nie jest osamotniona. Aż ¼ ankietowanych przyznała, że rozważała zwolnienie z pracy z powodu braku odpowiedniego oprogramowania, a prawie 13% przeszła od słów do czynów.

Złe oprogramowanie a chęć zwolnienia się

Złe oprogramowanie a zwolnienia pracowników

Gdzie Julia popełniła błąd? Być może nigdzie, jeśli jej marzeniem od zawsze była kariera pasterki, ale w kontekście wzbogacania danych produktowych, błędem był brak odpowiedniego narzędzia. Systemy ERP i arkusze kalkulacyjne nie służą do zarządzania informacją produktową. Temu zadaniu dedykowane są systemy PIM, na przykład Akeneo. Być może gdyby Julia posiadała jeden z nich, historia potoczyłaby się zupełnie inaczej.

Oprogramowanie a satysfakcja z pracy

Jedno jest pewne — szkoda tracić dobrego pracownika z powodu złego oprogramowania. Zapewnienie funkcjonalnego narzędzia nie tylko pomoże go zatrzymać, ale też przyniesie wymierne efekty dla całego przedsiębiorstwa. Jakie dokładnie?

Dobre oprogramowanie = większa efektywność

Właściwe narzędzia skutkują przede wszystkim wyższą produktywnością. Nic dziwnego. System dobrze odpowiadający potrzebom użytkowników, nie generuje niepotrzebnej pracy związanej z jego obsługą, a wręcz przeciwnie – optymalizuje wszystkie procesy.

Aż 95% ankietowanych uznało, że dobre oprogramowanie czyni ich bardziej produktywnymi.

Wykres oprogramowanie a efektywność

Co zrobić, aby upewnić się, że zapewniliśmy pracownikom najlepsze możliwe narzędzia i co myślą na ten temat główni zainteresowani?

Czego chcą pracownicy?

Wiemy już, co pracownicy sądzą o oprogramowaniu, którego używają i jakie dostrzegają skutki złego wyboru narzędzia. Czy w związku z tym chcą wziąć na siebie odpowiedzialność za wspomniany wybór? Zobaczmy:

Czy pracownicy chcą sami wybierać oprogramowanie - wykres

Jak widać, zdania są podzielone. Być może pracownicy wcale nie chcą dosłownie brać na siebie odpowiedzialności, ale przyczyna leży gdzie indziej? Niestety nie wszystkie firmy poświęcają wystarczająco dużo czasu na nauczenie pracowników obsługi nowego narzędzia, przez co ci nie wiedzą jak z niego korzystać, wydaje im się ono skomplikowane i myślą, że sami (gdyby mogli) wybraliby lepsze. Odpowiednie wdrożenie w sposób działania systemu jego przyszłych użytkowników jest koniecznością.

Nie oznacza to, że nie warto pytać pracowników o zdanie co do samego wyboru narzędzia! Wręcz przeciwnie, ich głos może okazać się bardzo wartościowy. W poprzednich firmach prawdopodobnie mieli styczność z różnymi rozwiązaniami — być może któreś z nich wypada dużo lepiej na tle konkurencji? Warto zasugerować się takimi opiniami. Ostatecznie to przecież pracownicy będą używać tego narzędzia, nie ty.

Na co zwracać uwagę, wdrażając nowe oprogramowanie?

Oto kilka porad, bazujących na doświadczeniu naszym i naszych klientów.

Przeanalizuj swoje potrzeby

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie konkretnego narzędzia, zastanów się, czego od niego oczekujesz, na jakie konkretnie potrzeby ma odpowiadać. Dobrym punktem wyjścia jest dokładne przeanalizowanie problemu, przed którym stajesz Ty lub Twoi pracownicy. Może dany proces działa zbyt wolno i chcesz go usprawnić? A może potrzebujesz tylko dodatkowej funkcjonalności, której nie zapewnia obecne oprogramowanie? W drugim przypadku prawdopodobnie wystarczy lekka modyfikacja aktualnego narzędzia.

Zmiana dla samej zmiany nie jest dobra. Łatanie problemów nowym narzędziem może spowodować, że będziesz miał więcej narzędzi niż potrzeb — a to tylko utrudni życie Twoim pracownikom. Czasem nowe oprogramowanie nie jest wcale konieczne do rozwiązania danego problemu. Zamiast wdrożenia, warto więc rozważyć modyfikację starego, lub zmianę procesów w firmie.

Dopasuj narzędzie do firmy, nie firmę do narzędzia

Najlepsze narzędzie to niekoniecznie te najpopularniejsze, najnowsze, najbardziej zaawansowane. Oczywiście może takie być, ale nie musi. Najważniejsze jest, aby realnie ułatwiało pracę. Jeśli musisz przeorganizowywać procesy w całej firmie, aby dopasować się do nowego narzędzia — prawdopodobnie źle wybrałeś.

Upewnij się, że wybierasz odpowiednie narzędzie

Systemy MDM i DAM nie zastąpią PIM, jeśli chodzi o zarządzanie danymi produktowymi, Excel nie jest dobrą protezą dla braku CRM-u i WMS-a, wykorzystywanie platformy sprzedażowej jako ERP-a nie zawsze jest dobrym pomysłem… Przykłady można mnożyć. Zamiast to robić, upewnij się, że wykorzystujesz dostępne narzędzia zgodnie z ich przeznaczeniem. W końcu zostały zaprojektowane z myślą o odpowiadaniu na konkretne potrzeby i to w tym sprawdzają się najlepiej.

Poświęć czas na zapoznanie pracowników z nowym rozwiązaniem

Nawet najlepsze narzędzie nie przyniesie żadnych efektów, jeśli nikt w firmie nie będzie umiał z niego korzystać. Warto poświęcić czas, żeby zaznajomić pracowników z nowym oprogramowaniem. Już na etapie wyboru partnera wdrożeniowego, zwróć uwagę czy oferuje przeszkolenie Twoich pracowników. W X-Coding robimy to od wielu lat, utwierdzając się w przekonaniu, że to jedyna dobra droga, aby firma w pełni wykorzystała potencjał narzędzia, które wdrożyliśmy.

Podsumowanie

Liczby ukazane w raporcie „State of Software Happiness” są zatrważające: ponad połowa pracowników jest niezadowolona z narzędzi, których używa w pracy, a dla ¼ są one powodem rozważania zwolnienia się. A przecież wcale nie musi tak być! Mamy nadzieję, że tym artykułem choć trochę pomogliśmy Ci wybrać odpowiednie oprogramowanie do swojej firmy. Jeśli masz jeszcze jakieś wątpliwości — zapraszamy do kontaktu. Chętnie doradzimy w co warto zainwestować.